Étapes d'un projet
1. Rédiger sa demande dans un langage naturel (demandeur)
La chose la plus importante en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit.
Peter Drucker, interview réalisé par Bill Moyers repris dans A World of Ideas (1989)
Pour comprendre le sens d'un projet, il est important d'éviter tout malentendu. Il faut donc utiliser un langage commun entre le demandeur et le pôle numérique. Le plus simple est d'utiliser le langage naturel1) pour expliquer sa demande, c'est-à-dire un langage qui demande le moins de déductions possibles pour passer d’une notion à la suivante.
Dire : L'objet du projet est une enquête sociologique. Nous avons interrogé des personnes sélectionnées, selon des profiles types, auxquelles nous avons soumis une série de questions pré-écrites. Nous voudrions présenter les résultats de l'enquête en laissant la possibilité de trier les résultats soit à partir des profils de personnes interrogées soit des questions posées.
Explication : Dans l'exemple ci-dessus, la première phrase est pleine de sous-entendu, dans la seconde on comprend aisément le but scientifique du projet et sa problématique numérique.
Ainsi plus la demande sera présentée et détaillée dans un langage naturelle, plus vite les deux acteurs, que sont le demandeur et le pôle numérique, pourront s'entendre.
Il est aussi nécessaire que le demandeur signale les attentes du financeur du projet. En effet, nombreux sont aujourd'hui les financeurs qui imposent aux projets de s'inscrire dans la logique de l'Open Science, cette logique suppose de s'engager à respecter les principes du FAIR data et d'écrire un Plan de gestions de données. Dans sa réponse le pôle numérique doit tenir compte de ces principes, c'est pourquoi le demandeur doit le signaler dans sa demande.
2. Fournir la liste arrêtée des tâches à faire (pôle numérique)
Une fois la demande reçue, le pôle numérique après son analyse élabore une liste de tâches à faire. Cette liste fera référence entre tous les acteurs en cas de discussion.
La liste comporte les éléments qui suivent :
- une dénomination qui permet d'identifier la tâche
- un niveau d'importance dans la réalisation du projet (faible, moyen-faible, ordinaire, moyen-fort, fort)
- une estimation en temps pour la réalisation (unité = jour de travail)
- une description succincte de la représentation finale de la tâche
- le moyen par lequel le pôle numérique entend résoudre la tâche (support logiciel, support web, etc.)
- une remarque pour permettre d'ajouter toutes informations supplémentaires
L'idéal est de présenter cette liste dans un tableur partagé entre le pôle numérique et le demandeur (sur Nextcloud ou la plateforme collaborative OAE2) ).
Exemple de tableur représentant une tâche tirée d'une liste :
| Dénomination | Importance | Temps | Description | Résolution | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|
| Personne physique | Ordinaire | 3 | Identification d'une personne physique par son prénom, son nom, sa ville de rattachement, sa profession | Framework Yii | Que doit-on entendre par “ville de rattachement”, est-ce la ville où est établie la cour soulevée en 1re instance ou la ville de résidence ordinaire de la personne |
3. Réunion conjointe pour valider ou amender la liste
La liste des tâches, élaborée par le pôle numérique, sera dans un premier temps soumise à discussion lors d'une réunion conjointe entre le pôle numérique et le demandeur. À la fin de cette réunion, les deux parties doivent se mettre d'accord sur une liste commune. C'est cette liste commune qui sera partagée.
Avec la somme des cellules de la colonne “Temps”, le demandeur a approximativement le nombre de jours de travail nécessaire pour le développement final du projet.